1. Contexto legal
El tratamiento de los datos personales se hace en cumplimiento de la Ley Estatutaria de Protección de Datos (Ley 1581 de 2012), más específicamente los artículos 17 literal k) y 18 literal f), los artículos 15 y 20 de la Constitución política de Colombia y el artículo 13 de la Ley 1377 de 2013, por la cual se reglamenta la Ley anterior.
El presente Manual Corporativo de Políticas y Procedimientos Para el Tratamiento de datos personales, será aplicable a la totalidad de datos recogidos por PSYCONOMETRICS S.A.S. (En adelante “El Responsable”) del tratamiento.
2. Conceptos
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por El Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de El Responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando El Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta de El Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. Aceptación del Manual Corporativo de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales
En consonancia con el artículo noveno de la Ley Estatutaria de Protección de Datos, todo tratamiento de datos personales requerirá autorización previa del Titular. Los titulares, entienden que quien facilite información considerada como datos personales, acepta de manera expresa que estos serán tratados por PSYCONOMETRICS S.A.S., tal y como se establece en el presente documento.
La misma norma establece que no se requerirá autorización para el tratamiento de los siguientes datos.
- Datos de naturaleza pública.
- Información que sea requerida por autoridades en ejercicio de sus funciones a través
de actos administrativos, sentencias judiciales o cualquier otro de carácter legal.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
4. Responsable
Las bases de datos objeto de la presente política son responsabilidad, en los términos de la ley 1581 de 2012, de PSYCONOMETRICS S.A.S., identificado con el NIT 900.535.995-4, ubicada en la Carrera 43 a 5A 99 of 806 en Medellín, Antioquia.
5. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
En el desarrollo del giro ordinario de sus negocios El Responsable trata los datos personales de personas naturales, contenidas en bases de datos para finalidades legitimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.
En el “Anexo 1. Inventario de Bases De Datos” se presentan las distintas bases de datos que maneja El Responsable, la información y características de cada una de ellas.
6. Derecho de los Titulares
Los titulares de los datos personales, en consonancia con los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013 y el artículo 8 de LEPD, poseen unos derechos de los cuales pueden hacer uso en relación con el tratamiento de sus datos personales, los cuales podrán ser ejercidos por las siguientes:
- Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro y para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Los derechos que tienen los titulares en relación con el tratamiento de sus datos personales, son:
Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el Responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.
Derecho de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
- Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
- Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento: Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.
Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
7. Contacto de los Titulares
El Oficial de protección de datos deberá prestar la atención de peticiones, consultas y reclamos. Los titulares de los datos tratados podrán ejercer sus derechos ante este oficial.
8. Ejercicio de derechos
8.1 Derecho de acceso o consulta
El titular podrá consultar sus datos personales de forma gratuita en los siguientes casos.
- Una vez cada mes calendario.
- Cada vez que existan cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de datos de El Responsable.
Para consultas que tengan una periodicidad superior a la enunciada en el numeral primero del presente artículo, El Responsable podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y de ser el caso, certificación de documentos.
El derecho que se enuncia en el presente numeral podrá ser ejercido por el titular, radicando de manera escrita a PSYCONOMETRICS S.A.S. identificado con el NIT 900.535.995-4, ubicada en la Carrera 43 A 5 A 99 OF 806 en Medellín, Antioquia; a través de correo postal remitido a la dirección enunciada anteriormente, o mediante correo electrónico a las direcciones: operaciones.colombia@vya.consulting e info@talenta365.com indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
- Nombre y apellidos del Titular.
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
- Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta
- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
De ser el caso los documentos que acrediten la consulta realizada.
Dejándolo claro en la solicitud se podrá solicitar la información en cualquiera de las siguientes modalidades.
- Visualización en pantalla.
- Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
- Correo electrónico u otro medio electrónico.
Una vez recibida la solicitud, tendrá EL RESPONSABLE un plazo máximo de diez (10) días hábiles para resolver la solicitud. En caso de no ser posible resolver la solicitud en el plazo enunciado, se informará al solicitante la razón de esto, y tendrá EL RESPONSABLE un plazo de cinco (5) días hábiles más, de acuerdo con el artículo 14 de la LEPD.
8.2 Derecho de quejas y reclamos
El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a PSYCONOMETRICS S.A.S. identificado con el NIT 900.535.995-4, ubicada en la Carrera 43 a 5 A 99 OF 806 en Medellín, Antioquia; a través de correo postal remitido a la dirección enunciada anteriormente, o mediante correos electronicos a la dirección: operaciones.colombia@vya.consulting e info@talenta365.com indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
- Nombre y apellidos del Titular.
- Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
- Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.
- Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
- Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El Responsable resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Políticas de seguridad
El Responsable, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Por otra parte, El Responsable, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje, la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.
10. Transferencia internacional de datos
En consonancia con el título VIII de la LEPD, está expresamente prohibida la transferencia de datos a países que no cuenten con las condiciones de seguridad establecidas en la mencionada Ley. Cuando un país no cumpla con las condiciones establecidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, se entenderá prohibida la transferencia de datos a este país, Las condiciones del país al que se fueran a transferir los datos, en ningún caso podrán ser inferiores a las que establece la LEPD. No se entenderá prohibida la transferencia de datos a terceros países cuando:
- Haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
- Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
- Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
- Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
- Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y El Responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
- Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Para los casos que no esté contemplada la excepción, será la Superintendencia de Industria y Comercio, anunciar el veredicto sobre la posibilidad o prohibición de la transferencia de datos a terceros países. El funcionario encargado quedará facultado para requerir la información necesaria, al igual que a adelantar las diligencias que sean imperativas para determinar la viabilidad de la operación.
Siempre que exista un contrato de transmisión de datos entre El Responsable y un encargado ubicado por fuera del territorio colombiano, no se requerirá del consentimiento o autorización del titular.
11. Vigencia
Las bases de datos objeto de tratamiento por parte de El Responsable, serán tratadas por el tiempo que se requiera para la finalidad para la cual son recolectados estos datos. Cuando se haya cumplido con la finalidad o finalidades para las cuales fueron recolectados los datos, sin perjuicio de lo que dispongan otras normas legales, se procederá por parte de El Responsable a la supresión total de los datos, a menos de que exista alguna obligación legal o contractual de mantenerlos bajo custodia.